In banca la tutela del cliente passa anche per una stampa “a prova di GDPR”
La produzione di documenti è infatti un tema centrale sia per quanto riguarda la trasparenza nei confronti del cliente, ad esempio in termini di condizioni di finanziamento, sia per quanto riguarda la gestione dei dati personali. Brother, azienda leader nel settore attiva da tempo nel campo del document management, ha messo a punto diverse soluzioni per la gestione in sicurezza dei documenti, in linea con le esigenze di tutela della privacy, con la raccolta dei dati e la loro archiviazione, e con le nuove linee guida volte a favorire il lavoro agile e il social distancing dettato dalle nuove norme in materia di sicurezza sul lavoro.
GDPR, il cambio di passo nella tutela della privacy
Un passaggio fondamentale sul fronte della tutela dei dati personali è arrivato il 25 maggio 2018, quando anche l’Italia ha applicato il Regolamento Generale sulla Privacy (General Data Protection Regulation) del 2016, ossia la normativa europea nota come GDPR.
Un acronimo diventato di uso comune, il cui impianto normativo ha determinato un cambiamento profondo nella gestione delle informazioni degli utenti. I punti centrali del GDPR riguardano: la definizione di dato personale ossia qualsiasi informazione consenta di “identificare una persona”, dal codice fiscale, alla sua immagine; il trattamento, cioè le operazioni che riguardano raccolta, registrazione e archiviazione dei dati ma anche la loro estrazione o consultazione, e la cancellazione; l’identificazione del titolare del trattamento, il soggetto che «determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali», e del responsabile del trattamento, colui che tratta i dati per conto del titolare.
Come si declina nel mondo bancario e delle assicurazioni?
In questa metamorfosi si possono individuare alcune norme specifiche per il settore bancario e assicurativo, in cui sicurezza e trasparenza devono essere garantite dal primo contatto alla firma del documento finale. Banche e assicurazioni si trovano a gestire grandi quantità di documenti sui quali sono riportati i dati sensibili dei clienti, e la compliance con le norme stabilite dal GDPR non è determinata soltanto dalla riservatezza del personale, ma anche dalla strumentazione utilizzata: dai software interni, ai dispositivi come computer, stampanti e scanner.
Il settore finanziario, inoltre, è già sottoposto a un forte controllo da parte del Garante della Privacy. Con la nuova normativa, l’autorità di controllo ha individuato una serie di “questioni” specifiche, legate, in particolare, al rafforzamento degli obblighi in capo al titolare e al responsabile del trattamento, che devono mettere in atto tutte le misure necessarie per garantire che la gestione e la conservazione delle informazioni sensibili avvenga in maniera conforme ai principi di protezione dei dati personali stabiliti dal GDPR.
Le soluzioni Brother. La tecnologia Pull Printing
Alla luce del nuovo panorama normativo, il controllo da remoto dei documenti, con l’acquisizione tramite scanner e la loro fruizione per mezzo di soluzioni di stampa-sicura diventa ancora più evidente.
Brother da tempo offre soluzioni legate alla stampa e all’archiviazione digitale; tra queste, una tecnologia che arriva in aiuto di quanti operano nel settore finanziario è il Pull Printing, che risponde alle necessità di stampa sicura ed efficiente, oltre che di protezione dei dati e dei documenti attraverso specifici protocolli di crittografia. Il Pull Printing crea una “coda virtuale” dei documenti inviati alla stampa, garantendo il controllo da remoto e il ritiro soltanto quando l’utente è in prossimità del dispositivo, perciò in grado di autenticarsi “fisicamente”.
Come avviene l’autenticazione? Card NFC e Secure Print+
Per impedire la fuoriuscita di informazioni sensibili dai documenti stampati, Brother ha sviluppato il software Secure Print+ e ha dotato le proprie macchine di lettori di card NFC (Near Field Communication) integrati. In questo modo i dati vengono inviati da remoto e in forma criptata al dispositivo, e la stampa parte soltanto nel momento in cui chi ha effettuato l’invio (o chi è autorizzato al ritiro) è in grado di autenticarsi accostando al lettore la propria card NFC.
La somma della tecnologia Secure Print+ e del lettore di card NFC risponde a una doppia esigenza: la prima impedisce che la stampante venga hackerata e i dati sottratti in forma digitale; mentre la card NFC impedisce che le informazioni sensibili possano fuoriuscire dai loro canali ufficiali una volta stampate. In questo modo banche e assicurazioni rispondono in maniera efficiente non soltanto alle richieste del cliente in termini di trasparenza, ma anche a quelle del GDPR in termini di protezione dei dati personali.
La personalizzazione dei dispositivi dotati di Secure Print+
La tecnologia Secure Print+ di Brother consente inoltre di creare fino a 200 diversi profili utente, personalizzando la gestione del dispositivo in modo che quanti hanno a disposizione una card NFC possano accedere soltanto ad alcune o a tutte le funzioni della stampante.
Non solo: la personalizzazione si estende anche all’impostazione di software “ad hoc”. Un esempio è dato da Custom UI, che fornisce un’interfaccia dedicata per ciascun processo avviato sulla stampante. Mentre, in linea con le attuali esigenze di distanziamento sociale, la possibilità di accesso ai dispositivi fornita dalla soluzione Remote Panel, consente l’attivazione di un sistema di diagnosi e risoluzione dei problemi da remoto. Infine con Request Help, in pochi passaggi si riceve assistenza direttamente dalla stampante Brother.
La personalizzazione riguarda anche il timing dei documenti, che possono restare in “coda virtuale” entro un tempo massimo stabilito. In questo modo non soltanto si garantisce la sicurezza di stampa ma si evitano eventuali sprechi di energia o sovraccarichi ai dispositivi. Il fattore timing si estende anche alla durata del salvataggio dei dati nella stampante, funzione anche questa a norma di GDPR.
Pull Printing, Secure Print+ e card NFC sono soltanto alcune delle soluzioni proposte da Brother per garantire una gestione documentale completa e fornire una risposta alle esigenze di privacy e sicurezza in realtà, come quelle bancarie e assicurative, in cui la gestione dei dati sensibili risponde non soltanto all’affidabilità dell’istituto ma anche a precise richieste normative.
I prodotti illustrati in questo articolo sono:
