Cosa succede quando i documenti stampati vengono lasciati incustoditi?

Computer, laptop e tablet possono – e dovrebbero – essere protetti con password. Singoli file o database possono richiedere livelli di sicurezza aggiuntivi. 

Tuttavia, i dati di stampa e scansione vengono spesso trascurati. I documenti riservati potrebbero essere archiviati in sistemi ad alta sicurezza. Ma quando un utente stampa, si può essere certi che le sue stampe siano inviate a una stampante sicura quanto il resto della rete IT? Potrebbero essere intercettate? In tal caso, le conseguenze possono essere critiche. 

Le conseguenze dei documenti stampati non protetti

Secondo una ricerca IDC, la principale categoria di violazioni della sicurezza legate alla stampa è rappresentata dai documenti stampati lasciati senza protezione o incustoditi. 

Le implicazioni possono essere profonde. Esporre dati relativi alle risorse umane o alle buste paga non è solo imbarazzante, può rappresentare una violazione di dati personali, innescando azioni di conformità ai sensi delle normative GDPR.

Se la strategia aziendale o i dati sulla proprietà intellettuale rimangono esposti, la posizione di mercato della tua azienda potrebbe essere compromessa e i rapporti con i partner potrebbero essere compromessi. Potresti persino perdere il controllo della tua proprietà intellettuale e affrontare azioni legali da parte degli azionisti.

Non sorprende che, secondo una ricerca IBM, il costo medio di una "compromissione della sicurezza fisica" – che può includere documenti non presidiati – possa arrivare fino a 4,19 milioni di dollari. [ Costo di una violazione dei dati nel 2024 | IBM ]

Fortunatamente, esistono diversi modi per evitare che le informazioni finiscano nelle mani sbagliate. Leggi la nostra guida e scopri come aumentare la sicurezza dei tuoi documenti di stampa e scansione.

Sei modi per aumentare la sicurezza di stampa e scansione

1. Tieni traccia delle tue stampe

Il primo passo per rendere la stampa più sicura è identificare eventuali rischi per i dati. Per farlo, è necessario sapere chi stampa (o scansiona) cosa e quando. Uno strumento di gestione della stampa può aiutarti in questo.

Una semplice dashboard che offre un maggiore controllo può aiutarti a monitorare l'utilizzo e i costi. Dalla dashboard puoi generare report. Questo ti permette di avere maggior visibilità, essenziale in caso di violazione della sicurezza, poiché puoi identificare rapidamente quali dati sono stati stampati o elaborati.

2. Solo utenti autorizzati

Quanti di noi hanno mandato un documento in stampa, prima di passare subito a un'altra attività e dimenticarsi di ritirarlo dalla stampante? È facile.
Ma se un documento contiene informazioni riservate, tali dati potrebbero essere intercettati dalla persona sbagliata.

Questo rischio può essere mitigato richiedendo ai dipendenti di utilizzare un PIN o una tessera NFC (Near Field Communication) con autenticazione per "sbloccare" il dispositivo. Questo riduce il rischio che documenti sensibili vengano ritirati dalla persona sbagliata. Può anche ridurre gli sprechi di stampa dovuti a stampe "dimenticate". Questo è particolarmente importante in reparti come risorse umane, legale e finanza che gestiscono documenti riservati.

3. Bloccare l'accesso

Per i reparti che gestiscono regolarmente informazioni sensibili, è opportuno adottare un livello di sicurezza di stampa ancora più elevato.

Alcune stampanti offrono la possibilità di bloccare tutte le funzioni di stampa fino all'accesso di un utente autorizzato, oppure di impostare livelli di accesso per ogni singolo utente. È inoltre possibile specificare una scadenza per il ritiro dei documenti, con la stampante che cancellerà i dati dopo un periodo di tempo prestabilito. Questa impostazione può essere impostata in base alle proprie esigenze, che si tratti di ore o addirittura giorni. 

Con alcuni dispositivi è anche possibile utilizzare Active Directory di Microsoft o un server autenticato LDAP per gestire chi può (e chi non può) accedere alle stampanti.

4. Proteggi le tue scansioni

Le misure di sicurezza per la stampa non dovrebbero limitarsi ai documenti stampati. È possibile proteggere tutti i documenti scansionati come file PDF con una password PIN, ad esempio utilizzando la funzione Secure PDF di Brother. Anche le soluzioni di automazione della documentazione possono essere utilizzate per migliorare le impostazioni di sicurezza, includendo funzionalità come la redazione automatica delle informazioni riservate.  

Puoi proteggere ulteriormente le tue scansioni utilizzando il protocollo SFTP (Secure File Transfer Protocol). La scansione su SFTP garantisce che tutte le scansioni caricate siano protette al 100%. Ti consente di inviare i dati scansionati a te stesso o a un altro utente, ma con un ulteriore livello di crittografia. In questo modo, se uno qualsiasi dei tuoi documenti scansionati viene intercettato, le informazioni rimarranno comunque al sicuro e protette.

5. Forma i tuoi dipendenti

Considerati i numerosi incidenti di perdita di dati causati involontariamente dagli utenti, è fondamentale che le aziende informino i dipendenti sull'importanza di proteggere le informazioni sensibili e di aumentare la consapevolezza delle minacce dannose. 

6. Coinvolgere il consiglio di amministrazione

L'entità della devastazione causata da attacchi informatici e violazioni dei dati, unita ai requisiti del GDPR, impone che la sicurezza di stampa e scansione vada oltre la sfera di competenza del reparto IT. Deve essere considerata strategicamente a livello di consiglio di amministrazione, con il coinvolgimento di CIO e CISO.

In definitiva, proteggere il tuo patrimonio di stampe e scansioni significa prestare attenzione a persone, processi e strumenti. Puoi ottenere molto da solo, ma non trascurare l'impatto che possono avere competenze esterne oggettive. E assicurati che tutti conoscano le proprie responsabilità e siano in grado di fare la propria parte.

Il rischio di lasciare documenti stampati non protetti è più alto di quanto si possa pensare. È tempo di adottare misure proattive per proteggere i dati sensibili ed evitare costose violazioni. Esamina l'infrastruttura di sicurezza della tua stampante e scopri le soluzioni di sicurezza Brother, oppure parla con un esperto di sicurezza Brother.

Hai appena iniziato a pensare alla sicurezza della tua stampante? 
Guarda il nostro video "The Interrogation" per scoprire le conseguenze concrete delle stampanti non protette.