Perché le aziende stanno abbandonando la stampa in A3? Ecco tutti i vantaggi delle stampanti A4
Sostenibilità, benessere dei dipendenti e adattabilità: ecco i pilastri essenziali per garantire produttività e soddisfazione dei dipendenti
Nel mondo della tecnologia, il cambiamento è costante. Così come i telefoni cellulari si sono rimpiccioliti e i televisori sono diventati più sottili, anche le stampanti stanno seguendo la stessa tendenza. Sono finiti i tempi delle attrezzature ingombranti e pesanti. Oggi, individuare le efficienze - per quanto piccole o ben nascoste - è diventata la regola del gioco.
La crisi economica, le preoccupazioni ambientali, l'incertezza geopolitica e l'inarrestabile ondata di trasformazione digitale hanno spinto le aziende a rivalutare i sistemi e i processi che impiegano. La sola efficienza dei costi, per quanto importante, non è più sufficiente. La sostenibilità, il benessere dei dipendenti e l'adattabilità a un panorama in rapida evoluzione sono ora diventati pilastri essenziali per garantire la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.
L'ufficio tradizionale ha subito una rivoluzione epocale per numerose aziende, e questo processo di trasformazione continua a evolversi costantemente. Il concetto stesso di luogo di lavoro è stato completamente ridefinito, richiedendo una maggiore flessibilità e un solido supporto informatico su vasta scala. Questa evoluzione ha comportato la necessità di riconsiderare non solo gli spazi fisici, ma anche la tecnologia utilizzata all'interno dell'azienda. L'ufficio non è più l'hub centrale dove tutti i dipendenti si riuniscono per cinque giorni alla settimana; al contrario, si è sviluppato un approccio decentralizzato alla distribuzione delle tecnologie informatiche. Questo cambiamento è stato una risposta necessaria a fattori esterni senza precedenti, come la pandemia, che ha accelerato la transizione verso il lavoro remoto, e alle nuove aspettative dei dipendenti che richiedono una maggiore flessibilità nell'ambiente di lavoro.
Nonostante alcuni scettici, è ormai evidente che i dipendenti oggi si aspettano flessibilità e le organizzazioni possono fare ben poco per cambiare questo modo di pensare. E in realtà, perché dovrebbero farlo? I vantaggi del lavoro ibrido, sia per i dipendenti che per le aziende per cui lavorano, rimangono evidenti anche a distanza di tempo dalla pandemia.
La riduzione della necessità di posti di lavoro fisici a tempo pieno in ufficio ha un chiaro impatto sulle attrezzature che le organizzazioni devono fornire per soddisfare le necessità degli uffici. I computer portatili hanno sostituito i PC desktop, i telefoni cellulari sono diventati le nuove linee fisse e sono nate stampanti più compatte per soddisfare le nuove esigenze di una forza lavoro distribuita.
Inoltre, il cambiamento dei metodi di lavoro, con team più piccoli distribuiti in diverse sedi, impone di adattare le esigenze di stampa e scansione per offrire un servizio ottimale sia in termini di posizione che di qualità. Questo comporta una sfida per i team IT in relazione al monitoraggio, alla gestione e al supporto della tecnologia fornita.
E per quanto riguarda i dispostivi di stampa? Non sarebbe più semplice mantenere le apparecchiature utilizzate in precedenza, come ad esempio le stampanti A3, che possono stampare in più formati?
L'idea errata che “più grande significhi migliore” persiste e porta alcune aziende ad aggrapparsi ad apparecchiature centralizzate progettate per grandi volumi di utenti. Tuttavia, con gli uffici sempre più vuoti e una forza lavoro sempre più dispersa, i tempi delle tradizionali "sale stampanti" stanno scomparendo. È giunto il momento di ridurre al minimo le configurazioni come queste, per evitare di mantenere e supportare sistemi inefficienti e non adatti all'uso che se ne fa.
Sebbene i dispositivi centralizzati di grandi dimensioni si siano rivelati eccellenti in ambienti con alti volumi di stampa e uffici affollati, con la diminuzione dei volumi di stampa in loco potrebbero non essere più l'opzione più conveniente. I calcoli basati sul costo totale di proprietà che le hanno rese un punto fermo in ufficio potrebbero non essere più applicabili. Al contrario, investire in macchine A4 compatte, le più comuni per la stampa e la scansione, si sta rivelando più efficiente per le esigenze in evoluzione di molte organizzazioni. Questi dispositivi più piccoli e versatili possono essere posizionati più vicino ai dipendenti in ufficio e acquistati specificamente con le caratteristiche e le funzioni di cui hanno bisogno determinati utenti o gruppi di utenti. Lo stesso vale per l'acquisto dei dispositivi giusti per gli utenti domestici: garantire che i dipendenti possano soddisfare le loro esigenze quotidiane di stampa e scansione, mantenendo al contempo il controllo dei costi e della sicurezza, è diventata una necessità.
Secondo uno studio di Savanta, dopo la corsa iniziale per mettere a disposizione di tutti i lavoratori delle tecnologie da ufficio per il lavoro da casa, le aziende stanno ora concentrando i loro investimenti in modo più strategico, con una particolare attenzione rivolta a software e hardware. Le stampanti, in particolare, sono destinate ad avere un ruolo importante nella gestione del budget aziendale. Sebbene il volume di stampa in loco possa diminuire, gli uffici continuano a necessitare di un numero adeguato di stampanti, non solo per la stampa occasionale di documenti, ma anche per funzioni avanzate come la scansione e la digitalizzazione degli stessi. Si tratta quindi di un investimento necessario per le aziende, che non dovrebbe essere trascurato o sottovalutato.
Le considerazioni da fare quando si tratta di un acquisto tecnologico sono molte, e le stampanti non fanno eccezione. Le macro sfide che i professionisti dell'IT devono affrontare, come la cybersecurity, sono altrettanto cruciali quando si parla di stampa. Le stampanti, in quanto dispositivi IoT collegati alle reti dell'ufficio, di casa o Wi-Fi, possono rappresentare una potenziale vulnerabilità se non sono adeguatamente protette. Possono creare punti di accesso per gli hacker o addirittura diventare bersaglio di furti o violazioni della sicurezza. Trattare le stampanti come i computer portatili e incorporarle nella rete IT di un'azienda consente il monitoraggio, l'assistenza e la protezione delle informazioni riservate. I team IT devono garantire che i dipendenti siano in grado di lavorare in sicurezza da qualsiasi luogo, e questo fa delle macchine A4 multifunzione una soluzione ideale.
L'utilizzo dei dispositivi di stampa in formato A3, ovviamente, non è destinato a scomparire completamente; esisteranno sempre casi d'uso validi in cui la necessità di stampare grandi volumi rimarrà fondamentale. Tuttavia, è innegabile che le tendenze di vendita abbiano mostrato un calo nell'adozione dei dispositivi A3, mentre quelli in formato A4 hanno registrato una crescita costante.
Ti consigliamo di rivolgerti sempre a un esperto per assicurarti che le tue esigenze di stampa siano comprese appieno: la configurazione di stampa ottimale è spesso una combinazione di dispositivi diversi, adattati alle esigenze e agli ambienti in cui verranno utilizzati. Questo approccio, noto come "Balanced Deployment" consiste nel posizionare strategicamente i dispositivi nelle aree dell'azienda o dell'ambiente di lavoro in cui sono più adatti alle esigenze e alle richieste delle persone. Vogliamo garantire che le persone giuste abbiano accesso alle stampanti giuste nei luoghi giusti. Questo approccio si basa sull'analisi del modo in cui ciascun individuo o gruppo lavora e sull'effettivo utilizzo dei dispositivi. L'obiettivo finale è massimizzare l'efficienza operativa, evitando di acquistare o gestire dispositivi che richiedono risorse in eccesso rispetto alle effettive esigenze dell'organizzazione.
