Ufficio decentralizzato: il trend globale che ogni leader IT dovrebbe conoscere
L'ambiente aziendale sta vivendo una trasformazione senza precedenti, con un numero crescente di dipendenti che lavorano in modalità remota, uffici più piccoli, riunioni virtuali e una maggiore attenzione alla sicurezza informatica. La tecnologia sta apportando significativi cambiamenti nelle modalità di lavoro, e la sfida per i leader IT è quella di adattarsi a questo nuovo scenario caratterizzato dalla decentralizzazione.
La decentralizzazione è una tendenza aziendale globale accelerata dall'ampia adozione di modalità di lavoro ibride da parte di organizzazioni di ogni dimensione e settore. Ciò significa che la tecnologia, il supporto e i servizi necessari per garantirne un'ottimale funzionalità non sono più vincolati a sedi centralizzate. I professionisti dell'IT devono ora concentrarsi per assicurare che le loro organizzazioni abbiano i sistemi e i processi adeguati per un "ufficio senza confini".
L'analisi dei cambiamenti nella società dopo le grandi pandemie degli ultimi 400 anni suggerisce che le modifiche fondamentali nel modo di vivere e lavorare sono destinate a rimanere. Pertanto, comprendere in dettaglio l'impatto di questi cambiamenti è vitale per prendere decisioni informate.
Arman Eshraghi, CEO di Qrvey, una piattaforma di business analytics, sottolinea che il progresso verso la decentralizzazione avvenuto in questo ultimo decennio è stato maggiore rispetto ai precedenti 10.000 anni.
La sicurezza: la sfida più grande per le organizzazioni decentralizzate
I responsabili IT si trovano al centro delle iniziative di decentralizzazione, con l'obiettivo di garantire un'elevata ed efficiente produttività, indipendentemente dalla posizione dei dipendenti.
Con un numero crescente di dipendenti che lavorano da remoto, aumentano anche i rischi legati alla sicurezza. Di conseguenza, le aziende stanno dando priorità alla cybersecurity più che mai, con un particolare focus sulla sicurezza delle reti e dei dispositivi utilizzati dai lavoratori in remoto.
Secondo il report 2023 Tech Outlook4 di Red Hat, nel 2023 i leader IT investiranno più in sicurezza informatica che in innovazione. L'indagine - condotta su 1.703 responsabili IT - ha rilevato che la sicurezza è diventata la priorità principale per il 44% dei responsabili IT, seguita dall'infrastruttura cloud (36%) e dall’IT/cloud Management (35%). Le misure adottate per migliorare la sicurezza della rete includono l'utilizzo di una rete privata virtuale (VPN), l'introduzione dell'autenticazione a due fattori (2FA) o il filtraggio degli indirizzi Media Access Control (MAC).
Anche la sicurezza dei dispositivi è stata rafforzata, grazie all'implementazione di metodi come il single sign-on (SSO), la verifica biometrica e il blocco delle funzionalità dei dispositivi basato su requisiti e autorizzazioni.
Entro il 2024, il 30% delle organizzazioni globali sceglierà dispositivi con meno funzionalità, diventando più selettive sulle specifiche che contano.
Come la mia azienda può tratte beneficio dalla decentralizzazione?
Nonostante le sfide, la decentralizzazione offre numerosi vantaggi. L'evoluzione tecnologica porta a processi più sicuri ed efficienti, costi inferiori, responsabilità ambientali più elevate e dipendenti più soddisfatti.
Ad esempio, l'introduzione dell'automazione intelligente, del software basato su cloud e dell'automazione robotica dei processi (RPA) nelle operazioni IT supportano l'ottimizzazione continua dei processi, riducono la quantità di tempo che i dipendenti dedicano a compiti ripetitivi e manuali sui dati e portano a significativi risparmi sui costi.
Steve Perkins, leader globale per la tecnologia di Grant Thornton, spiega: "Dopo la crisi finanziaria e il COVID-19, le aziende continuano a impegnarsi per ottenere una maggiore efficienza e una migliore produttività. In questa era digitale, le aziende guardano sempre più alla tecnologia per trovare le risposte".
Modificando il rapporto che gli utenti hanno con i dispositivi, i sistemi e i processi, i responsabili IT possono fare in modo che la tecnologia serva a creare valore aggiunto, anziché essere un ostacolo.
Qual è l’origine del business decentralizzato?
Il modo in cui le aziende hanno reagito alla pandemia di COVID-19 ha indubbiamente contribuito all'accelerazione della decentralizzazione. Infatti, secondo Eurostat1 , il numero dei lavoratori dipendenti in Europa che lavorano da casa è aumentato dell’8% tra il 2019 e il 2021.
Inoltre, Squaretalk2 ha rilevato che il 90% dei dipendenti si sente altrettanto produttivo lavorando da remoto e l'84% dei dipendenti ritiene che il lavoro da remoto li renda più sereni, e le aziende stanno cercando di adeguarsi a questa nuova realtà.
Tuttavia, la pandemia non è l'unica forza trainante della decentralizzazione: una forza lavoro più giovane e tecnologicamente competente sta spingendo verso il decentramento da almeno un decennio.
Il co-working, rappresentato dal gigante WeWork, ha aperto le porte agli imprenditori di New York nel 2011 e si è rapidamente diffuso in tutto il mondo, sfidando l'approccio tradizionale agli uffici e promuovendo nuovi modelli di lavoro collaborativo.
L'innovazione tecnologica ha giocato un ruolo determinante nella promozione di processi più efficienti e nella riduzione dei costi associati alla decentralizzazione aziendale. Questi miglioramenti hanno contribuito a creare un ambiente lavorativo più soddisfacente per i dipendenti, il che si traduce in una migliore esperienza per i clienti finali.
Decentrare la tecnologia per un uso migliore delle risorse
Quando si mira a potenziare l'efficienza e ottimizzare gli investimenti tecnologici, emerge un principio fondamentale: realizzare un'implementazione equilibrata della tecnologia. Questo significa mettere la tecnologia giusta al posto giusto, tenendo conto delle esigenze sia dell'utente che dell'azienda. Ciò può comportare l'acquisto di dispositivi specifici per i lavoratori da remoto o una rivalutazione dei requisiti relativi agli ambienti di lavoro in sede.
Prendiamo, ad esempio, il caso delle stampanti. Molte aziende stanno abbandonando le grandi fotocopiatrici A3: nonostante la loro tradizionale versatilità, questi dispositivi sono costosi da mantenere, spesso ingombranti, e possono causare ritardi nelle attività di stampa quando condivisi da un gran numero di utenti; inoltre, spesso dispongono di specifiche eccessive che vengono raramente sfruttate nelle normali operazioni di stampa quotidiane.
Come alternativa, sempre più aziende stanno scoprendo i vantaggi dell'adozione di soluzioni decentralizzate per la stampa. Queste soluzioni sono progettate per soddisfare le esigenze e i requisiti tecnici di specifici gruppi di utenti, anziché dell'intero ufficio. L'utilizzo di un maggior numero di dispositivi multifunzione di dimensioni più contenute, compresi quelli capaci di stampare in formato A3, consente alle aziende di soddisfare tutte le esigenze di stampa anche quando lo spazio è limitato.
Questo approccio si estende anche agli utenti che lavorano da casa. L'installazione di stampanti conformi alle specifiche delle persone che lavorano da remoto garantisce il massimo ritorno sull'investimento, consentendo ai colleghi di lavorare in modo efficiente anche quando non sono in ufficio.
Inoltre, grazie ai servizi di stampa gestita i responsabili IT possono fornire dati documentabili sull'utilizzo delle stampanti a casa, dimostrando così l'efficacia e le prestazioni dell'intero parco stampanti distribuito in diverse sedi.
Decentralizzazione: una scelta strategica per le aziende del futuro
Alla luce delle sfide e delle tendenze emergenti, la decentralizzazione rappresenta un'opportunità ineludibile per la maggior parte delle aziende. Affrontare questa sfida e individuare le priorità è fondamentale per il successo aziendale. È essenziale valutare in modo approfondito i sistemi e i processi per adattarli a una struttura decentralizzata, con un'enfasi particolare sulla tecnologia, che rappresenta il cuore pulsante delle operazioni aziendali.
Nel contesto hardware, è necessario effettuare una valutazione accurata per determinare se l'azienda ha ancora bisogno di apparecchiature centralizzate di grandi dimensioni, oppure se può trarre vantaggio da un approccio più snello e decentralizzato.
Grazie alla consulenza dei nostri esperti e ad un’approfondita analisi iniziale volta a ridefinire le nuove esigenze delle aziende, abbiamo aiutato le organizzazioni ad identificare le enormi opportunità offerte dalla decentralizzazione, in termini di risparmio dei costi e sicurezza.
Se gestita con attenzione, la decentralizzazione offre opportunità concrete per tutte le aziende. Può migliorare l'efficienza dei costi, rafforzare la sicurezza delle operazioni e contribuire al conseguimento dell'obiettivo più ampio di sostenibilità aziendale. Investendo nella tecnologia giusta e adattando le pratiche lavorative alle esigenze dei dipendenti, le aziende possono trarre vantaggio da questa trasformazione e mettere al centro il benessere del personale.
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