Come proteggere i tuoi documenti in stampa?
Segui questi suggerimenti per stampe sempre protette
Molte aziende, consapevoli dell'importanza della sicurezza dei dati, hanno sviluppato un’infrastruttura IT per proteggere le informazioni sensibili ed evitare gli eventuali attacchi degli hacker. Tuttavia, la sicurezza di stampa viene spesso trascurata.
I server forniscono un servizio di archiviazione ad accesso controllato per la privacy e per il controllo dei dati. Computer, laptop, tablet e smartphone sono protetti con password e anche i singoli file possono avere un ulteriore livello di sicurezza. Ma cosa succede quando si inviano informazioni sensibili alla stampante?
Se il dispositivo di stampa non ha un livello di sicurezza adeguato, come il resto dell’infrastruttura IT, i documenti riservati inviati alla stampante potrebbero essere intercettati. Esistono soluzioni efficaci che impediscono alle informazioni sensibili di cadere nelle mani sbagliate.
Per aumentare la sicurezza dei documenti in stampa tieni a mente questi semplici suggerimenti:
1. Tieni traccia di ciò che stampi
Il primo passo per rendere la stampante più sicura è identificare gli eventuali rischi. Conoscere chi sta stampando, cosa e quando è necessario per tracciare tutto ciò che viene stampato. Per questo, è utile adottare uno strumento di gestione della stampa che permette di ottenere queste informazioni in maniera dettagliata e offre un migliore controllo monitorando l'utilizzo e i costi del parco stampanti. Grazie alla generazione di report, è possibile identificare rapidamente i dati che sono stati stampati o elaborati, per un maggior controllo per qualsiasi violazione di sicurezza.
2. Concedi l'autorizzazione solo agli utenti autorizzati
Quanti di noi hanno inviato un documento alla stampante e si sono dimenticati di andare a ritirarlo perché stavano svolgendo un’altra attività? È molto facile commettere questo errore. Se il documento contiene informazioni riservate, i dati potrebbero cadere nelle mani sbagliate. Utilizzare un PIN o una scheda NFC per sbloccare i documenti stampati è fondamentale per limitare il rischio di intercettare le informazioni sensibili ed è particolarmente utile per alcuni dipartimenti (risorse umane, contabilità e amministrazione), poiché gestiscono quantità significative di documenti riservati.
3. Blocca l’accesso alle stampanti
Nelle aziende in cui vengono quotidianamente gestite informazioni riservate, è importante implementare un livello di sicurezza di stampa ancora più elevato. Su selezionati modelli di stampante Brother è possibile bloccare o limitare l’accesso alle impostazioni del dispositivo di stampa fino a quando un utente autorizzato vi accede. È possibile stabilire un limite di tempo per la raccolta dei documenti, facendo in modo che la stampante elimini i dati superato quel limite. Grazie all’autenticazione Active Directory o tramite l’autenticazione LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) gli utenti autorizzati, inserendo il proprio nome utente e la password di rete, possono sbloccare il proprio dispositivo Brother e iniziare a utilizzarne normalmente tutte le funzioni.
4. Maggiore sicurezza nella scansione dei documenti
La sicurezza non dovrebbe limitarsi solo alla stampa dei documenti ma anche alla scansione. I dispositivi di stampa Brother supportano il protocollo SFTP per proteggere i dati scansionati durante la trasmissione in rete.
La funzionalità di scansione verso SFTP (Secure File Transfer Protocol) garantisce che i documenti in scansione siano protetti al 100%. Il personale di un’azienda può quindi inviare i dati scansionati ai propri server SFTP o a quelle di terzi come avviene normalmente, ma con un ulteriore livello di crittografia.
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