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ragazzo lavoro da casa alla scrivania con pc e stampate Brother

Come ottimizzare l'acquisto di stampanti e scanner per il lavoro ibrido

Il mondo del lavoro è cambiato radicalmente negli ultimi due anni. Con l'accelerazione della trasformazione digitale e la precipitosa adozione di nuovi processi lavorativi, tutti noi stiamo cercando di orientarci in un nuovo panorama imprenditoriale. Per comprendere meglio questi cambiamenti, abbiamo intervistato i professionisti delle PMI in tutta Europa riguardo alle loro esperienze di lavoro da remoto prima e durante la pandemia.

Dalla nostra indagine emerge che, prima della pandemia, il 58% degli intervistati lavorava in ufficio full-time, mentre il 36,5% aveva adottato il modello di lavoro ibrido oppure lavorava esclusivamente da casa. La pandemia ha cambiato profondamente questo panorama: solo il 21% degli intervistati lavora in ufficio mentre il numero di coloro che lavorano da casa full-time o che associano il lavoro in ufficio con il lavoro da remoto è raddoppiato al 73%.


Il nuovo mondo del lavoro ibrido pone un serio problema ai responsabili degli acquisti: chi si deve occupare di trovare, acquistare, gestire e manutenere le apparecchiature di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere il loro lavoro in modo efficiente e produttivo?

Chi è responsabile degli acquisti IT?

L'Accordo quadro europeo sul lavoro da remoto fa un po' di chiarezza. Esso stabilisce che i datori di lavoro sono tenuti a fornire, installare e mantenere le apparecchiature, a meno che i dipendenti non utilizzino i propri dispositivi. 
La nostra indagine ha rivelato che oltre l'80% dei dipendenti in Europa pensa che il datore di lavoro debba fornire una stampante o uno scanner per il lavoro da casa. Ma meno del 25% degli intervistati li ha ottenuti. Infatti, tre quarti dei dipendenti che lavorano da casa ha dichiarato di usare una stampante acquistata prima o durante la pandemia, e circa il 60% utilizza il proprio scanner.  Le aziende si affidano quindi a una selezione casuale di apparecchiature acquistate - spesso frettolosamente, per garantire la continuità aziendale - senza la guida di una politica di approvvigionamento. 

Come gestire gli acquisiti di apparecchiature

Quando si presentano gli acquisiti di apparecchiature come spese di lavoro da casa, c'è sempre il rischio che qualcuno spenda il minimo indispensabile per consentire lo svolgimento del lavoro. Ma ci saranno anche dei dipendenti, sia a casa sia in ufficio, che utilizzeranno apparecchiature acquistate utilizzando i canali regolari di approvvigionamento IT.

In questo scenario, il fatto che alcuni dispositivi siano più idonei di altri potrebbe produrre delle disparità nelle prestazioni delle apparecchiature e dei dipendenti. 
I lavoratori da casa che si dotano delle apparecchiature necessarie senza seguire una politica di approvvigionamento sollevano anche la questione di chi deve sostenere il costo e tenere traccia dei volumi di stampa e degli ordini dei materiali di consumo. L'acquisto decentralizzato di dispositivi e materiali di consumo come spese di lavoro da casa aumenta l'onere amministrativo dell'azienda, al pari dei costi e rischi connessi al malfunzionamento o alla manutenzione dell'apparecchiatura.

Come controllare l'acquisto di attrezzature tecnologiche

Ora più che mai, le aziende devono valutare con attenzione i dispositivi utilizzati dal loro team e considerare le modalità di adozione delle decisioni in materia di politica di approvvigionamento sulle apparecchiature per tutti i dipendenti, ovunque lavorino. Questo approccio diventa particolarmente difficile da gestire quando i dipendenti utilizzano una gamma quanto mai variegata di dispositivi personali. 

Al fine di evitare le insidie associate all'uso di apparecchiature personali da parte dello staff, sosteniamo una politica di approvvigionamento strategica che consente di installare, monitorare e gestire tutti i dispositivi da remoto. Ma se l'idea di decentralizzare i processi documentali ti spaventa, non preoccuparti: esiste una soluzione.

I servizi di stampa gestita ottimizzano gli acquisti di soluzioni IT

L'ottimizzazione dell'approvvigionamento delle apparecchiature sparse in più sedi diventa più facile ed economicamente efficace con un i servizi di stampa gestita (MPS).

Anziché cercare di gestire budget e risorse su più sedi e una gamma diversificata di apparecchiature, i MPS assicurano coerenza e trasparenza monitorando ogni stampante della flotta, indipendentemente dal luogo in cui è installata, e ottimizzando l'infrastruttura di stampa per offrire il massimo valore.

Inoltre, i MPS riducono le spese derivanti dal lavoro da casa, rispondendo agli avvisi automatici sui materiali di consumo e spedendo le cartucce di toner o inchiostro.

Scopri come i servizi di stampa gestita Brother possono aiutarti a controllare l'approvvigionamento, la gestione, la manutenzione e i costi dei tuoi dispositivi di stampa.

 

Fonti
1. Brother's New Normal Survey -  November 2021: sample of 936 SMB professionals across Europe
2. European Agency for Safety and Health at Work: "Regulating telework in a post-COVID-19 Europe" - 2021
3. European Agency for Safety and Health at Work - "Teleworking during the COVID-19 pandemic: risks and prevention strategies" February 2021
4. Garrigues: "EUROPEAN EMPLOYMENT LAW UPDATE - FLEXIBILITY AND TELEWORKING - 2021 edition"

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