Guida rapida per digitalizzare il tuo ufficio a casa
La digitalizzazione è il processo di conversione dei documenti cartacei in file digitali ed è il modo migliore per organizzare la tua casa o lo spazio dedicato per lavorare da remoto
1. Inizia il processo
- Riduci la carta superflua - Prima di iniziare il tuo viaggio verso la digitalizzazione, risparmia tempo e fatica eliminando i documenti superflui o duplicati.
- Sviluppa un piano di digitalizzazione - Considera come hai archiviato i tuoi documenti cartacei e pensa a come la digitalizzazione dei tuoi documenti potrebbe migliorare questo aspetto. Ad esempio, attualmente i file cartacei sono archiviati per anno, ma digitalmente potresti organizzarli per cliente.
2. Organizza e gestisci il tuo sistema di archiviazione digitale
- Crea e organizza per sottocartella – Prenditi il tempo necessario per mappare il tuo nuovo sistema di archiviazione digitale; questo ti permetterà di non dover spostare i documenti nel processo di digitalizzazione. Organizza i tuoi file con nomi coerenti, creando le sottocartelle con tag o parole chiave. Puoi considerare di suddividerli per mese (ad esempio Fatture>2019>Maggio) o per linee di lavoro (Cliente>Progetto>Fatture).
- Avere un backup è essenziale - Sfruttare la digitalizzazione tramite l’archiviazione cloud significa che potrai accedere ai tuoi file ovunque senza il rischio di perdere i documenti cartacei o backup fisici.
- Archivia per fare chiarezza - Avere file digitali disorganizzati può essere frustrante quanto avere documenti cartacei ammucchiati sugli scaffali. Se non hai più bisogno di determinati documenti o progetti, porta intere cartelle - comprese le sottocartelle - in una directory separata, a cui potrai comunque accedere in qualsiasi momento.
3. Trasformare la digitalizzazione in una routine
- Azione automatica - Scansiona ogni documento importante mentre procedi nel tuo viaggio verso la digitalizzazione e trasformalo in una nuova abitudine.
- Scansione e riciclo – Dopo aver scansionato i documenti, gettali via, a meno che non siano assolutamente importanti. Riciclandoli avrai uno spazio più organizzato e contribuirai alla sostenibilità del pianeta.
- Rivedi e rinnova il tuo approccio - Se la carta inizia ad accumularsi di nuovo, prenditi il tempo di controllare il tuo processo. Valuta perché i documenti non possono essere scannerizzati o riciclali subito per ottimizzare il tuo sistema di archiviazione.
4. Consigli pratici
- Funzionalità per l’acquisto di uno scanner - La scansione fronte-retro è essenziale per la digitalizzazione di molti file e una risoluzione di 300dpi è sufficiente per la scansione di documenti in casa e in piccoli uffici. Se hai un lavoro arretrato da completare, un alimentatore automatico di fogli (ADF) elaborerà un'intera pila di pagine incustodite.
- Portatile o desktop - gli scanner sono disponibili in tutte le dimensioni e in tutti i formati. Alcuni, come gli ultimi modelli Brother sono progettati per il lavoro in mobilità, e questo li rende ideali per gli operatori in campo. Altri, sono progettati per essere riposti ordinatamente in cassetti, mantenendo l'ufficio o la casa ordinati.
- Incorporare l’OCR - Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) rende i testi stampati modificabili, permettendo alla digitalizzazione di prendere piede, consentendo di localizzare immediatamente i file e il loro contenuto nel sistema.
La conversione dei file cartacei in formati digitali diventerà sempre più importante.
Quindi, se sei pronto ad eliminare la carta ammucchiata nel tuo ufficio, perché non iniziare oggi stesso?
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