Come ridurre i costi di stampa in azienda

L'economia è estremamente imprevedibile, ma i costi delle vostre stampanti possono non esserlo.

Le imprese stanno affrontando un periodo di instabilità senza precedenti. I recenti eventi mondiali, dalle pandemie ai disordini politici, hanno provocato disagi diffusi e sconvolto le catene di distribuzione. L'impennata dell'inflazione ha stravolto l'ipotesi secondo cui i prodotti e i servizi tecnologici raramente aumentano di prezzo e, quando lo fanno, offrono un miglior rapporto qualità-prezzo.

Gli alti dirigenti aziendali (Senior business leader) sono preparati per la recessione del 2023. Tuttavia, nell'agosto del 2022, la società di ricerca IDC (International Data Corporation) ha previsto che gli investimenti nel settore ICT in Europa cresceranno ancora del 4% quest'anno, anche se nel mese di luglio uno "scenario di recessione" alternativo potrebbe portare a una "modesta contrazione".

Tutto ciò ha chiare conseguenze sulla gestione del parco stampanti e scanner, e i costi saranno sicuramente esaminati accuratamente. IDC afferma che le PMI spesso non dispongono di riserve per superare i periodi di crisi economica, per cui è "fondamentale per loro applicare la tecnologia in modo intelligente e concentrarsi su efficienza, risparmio dei costi, produttività e automazione – e farlo in modo rapido - per superare l’attuale tempesta economica". Inoltre, è stato rilevato che le PMI più piccole utilizzano meno tecnologie cloud e fanno maggiore affidamento sull'IT fisico, comprese le stampanti.

Quindi, quali soluzioni possono adottare le aziende per risparmiare sui costi di stampa, copia e scansione?

È ora di analizzare i costi di stampa

I documenti stampati rimangono indubbiamente un elemento centrale per la maggior parte delle aziende. Ma questo non significa che non ci si debba chiedere se i dispositivi di stampa, scansione e copia esistenti funzionino nel modo più efficiente ed economico possibile per i singoli utenti e per l'organizzazione nel suo complesso.

Andando oltre al costo iniziale dell'infrastruttura, è importante comprendere l'intero impatto della stampa di un documento in termini di materiali di consumo, come inchiostro o toner. Questa conoscenza può essere utilizzata per spingere gli utenti a comportamenti più efficienti in termini di costi, come la stampa fronte/retro o l'utilizzo di un'impostazione di bozza per ridurre il consumo di toner o inchiostro.

Ciò induce a chiedersi se il vostro hardware sia efficiente oppure no. I dispositivi più vecchi potrebbero non fornirvi le informazioni di cui avete bisogno per pianificare e gestire in modo efficace i processi di stampa e potrebbero non offrire agli utenti tutte le funzionalità necessarie per evitare lo spreco delle risorse (energia, materiali di consumo).

Pertanto, potrebbe essere opportuno sostituire i dispositivi inefficienti e difficili da integrare con stampanti e scanner moderni, economici e facili da integrare, che offrano agli utenti tutte le funzioni di cui hanno bisogno.

Dai dati alla strategia

Adottare un approccio strategico mirato alla gestione dei costi di stampa è di fondamentale importanza per garantire maggiore efficienza. Che si tratti di riposizionare i dispositivi per garantire un utilizzo più efficiente o di automatizzare l'ordine dei materiali di consumo o, ancora, identificare le corrette funzionalità di stampa ed evidenziare le attività che comportano sprechi - come l'uso eccessivo del colore o della stampa di alta qualità – sono tutte attività chiave per definire una strategia all’insegna dell’efficienza.

Sarete in grado di monitorare le condizioni delle vostre attrezzature, in modo da poter prevedere e programmare interventi di riparazione o di ottimizzazione, evitando problemi più gravi in futuro e assicurandovi che i vostri dispositivi di stampa funzionino sempre in modo ottimale.

È infatti molto probabile che possiate trarre vantaggio dal noleggio delle apparecchiature di stampa piuttosto che dalla loro proprietà. 

La scelta del fornitore di stampa è un aspetto cruciale. Affidandoti a Brother potrai beneficiare di un partner tecnologico, sempre pronto a supportarti, in grado di effettuare una valutazione preliminare di tutti i device aziendali e proporti una configurazione di stampa adatta alle specifiche esigenze aziendali, in termini di dispositivi e flussi di lavoro ottimizzati per gestire in modo efficiente i flussi documentali all'interno della tua organizzazione.

I nostri esperti saranno sempre al tuo fianco, pronti a supportarti per ogni esigenza, in modo che i tuoi collaboratori possano concentrarsi su attività più preziose per il business. Inoltre, Brother dispone di una conoscenza approfondita su tematiche specifiche quali la sicurezza o l'automazione dei processi aziendali per accompagnare la tua azienda nella trasformazione digitale.

Il noleggio delle apparecchiature offre la possibilità di trasformare i costi di stampa e scanner in una spesa operativa prevedibile piuttosto che in un costo di capitale. Il che sarà più trasparente e più gradito alle vostre controparti finanziarie.

Nei prossimi mesi, la maggior parte delle aziende sarà colpita dai venti contrari dell'economia. Ma agire ora sulla vostra strategia per le stampanti potrebbe garantirvi una maggiore certezza su un aspetto del vostro mondo.

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