I servizi di stampa gestita sono la chiave per mantenere intatta l’efficienza nella gestione dei documenti anche da remoto

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Brother Italia
Esperto in soluzioni di stampa, servizi e document management per aziende, uffici e casa

Smart working dall’emergenza al “New Normal”

La pandemia di Covid-19 ha trasformato profondamente l’industria del lavoro operando una spinta potente verso nuove forme di operatività da remoto e verso la riorganizzazione degli spazi aziendali. Le restrizioni agli spostamenti messe in atto a livello mondiale e l’introduzione forzata (e inattesa) dello smart-working hanno agito anche da banco di prova per evidenziare la resilienza delle imprese, mostrando la capacità di adattamento di business già avviati lungo un percorso di digitalizzazione, e la necessità di aggiornamento e riposizionamento di quanti, negli ultimi anni, hanno tralasciato queste priorità. L’impatto del nuovo corso ha investito anche il settore della gestione documentale, dove l’efficienza nella definizione, invio, archiviazione e sicurezza dei documenti è parte di un flusso di condivisione delle informazioni che coinvolge tutte le periferiche aziendali, sia nei luoghi di lavoro, sia nelle postazioni in remoto.

L’integrazione di processi legati al cloud computing e all’IoT (Internet of Things) si è rivelata quindi una valida alleata nella rivoluzione degli spazi lavorativi. Ed è in questo terreno che si collocano le innovazioni garantite dai Managed Print Services (MPS), ossia i servizi di stampa gestita, che si posizionano come alternativa efficiente e come barriera contro i rischi connaturati alle infrastrutture di stampa di vecchio modello (in sintesi, non gestite) consentendo alle organizzazioni di cogliere inoltre i benefici associati al modello “As-a-Service”. Quest’evoluzione non rallenterà la sua portata una volta che si sarà esaurita l’onda d’urto della pandemia. È qui per rimanere. E Brother è già pronta per il “New Normal” dei flussi documentali nel nuovo mondo del lavoro.

Cos’è il modello “As-a-Service”

Un punto centrale della proposta Brother è connesso al modello “As-a-Service”, ossia una funzionalità che consente di gestire un determinato “task” con tecnologie disponibili tramite abbonamento, progettate per ridurre la spesa IT, migliorare la flessibilità del cliente e (soprattutto) fornire continui aggiornamenti di software. Il cloud computing ha contribuito a creare le basi per i modelli As-a-Service, e l’avanzata dell’IoT potrà consentire lo sviluppo di nuovi modelli di servizio o l’implementazione di quelli già avviati. L’As-a-Service Model è uno degli architravi dei servizi di stampa gestita.

Il nodo della Privacy

Il flusso documentale non risponde soltanto a esigenze di operatività e di riduzione dei costi. Esistono una serie di vulnerabilità associate alla stampa, che i sistemi MPS sono in grado di gestire. In particolare quelle connesse con il tema della privacy. Dal 2018, con l’emanazione del General Data Protection Regulation (GDPR), ossia il Regolamento europeo sulla tutela dei dati personali, tutti i luoghi di lavoro, siano essi uffici o postazioni in remoto, sono obbligati a tutelare i dati personali contenuti in qualsiasi documento (sia esso in formato cartaceo o digitale). A questo proposito i sistemi di stampa tradizionali prestano il fianco a una serie di criticità.

Perdita di documenti, determinata dalla possibilità che un documento finisca “nelle mani sbagliate” volontariamente o per semplice distrazione.
Registrazione su hard disk, che può rendere facilmente accessibili i dati prima e dopo l’eventuale stampa, scansione o fotocopia.
Accesso non autorizzato alla periferica di stampa, che può avvenire sia con il ritiro del documento da parte di un utente autorizzato, sia con l’hackeraggio della stampante o dello scanner con l’intenzione di prelevare i dati contenuti.
A quest’ultimo rischio si associa anche quello legato alla Network Security. Normalmente, infatti, le stampe inviate a un dispositivo multifunzione non sono protette sui print server. Questo significa che la coda di stampa può essere copiata in qualsiasi momento, ma soprattutto che un utente esterno può accedere a informazioni riservate o infettare il dispositivo con un malware.

Le soluzioni Brother

La comprensione di queste vulnerabilità è centrale nell’analisi dell’ambiente lavorativo. Ed è il primo step di un servizio di MPS coerente con le aspettative del cliente. Le soluzioni Brother accompagnano gli utenti in un percorso che va dalla definizione dei requisiti specifici dell’utente, come i software con cui le periferiche di stampa si devono interfacciare o i flussi documentali (che dipendono anche dalle dimensioni e dalle caratteristiche dell’ambiente di lavoro), alla definizione di soluzioni ad hoc per risparmiare sui costi e per soddisfare le esigenze di ciascuna società e, nel caso di imprese con più sedi, ciascuna divisione aziendale.

Brother garantisce la sicurezza su dati e gestione documentale mediante la soluzione integrata Secure Function Lock, che permette di assegnare a ogni utente funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso l’autenticazione con Pin o schede di identificazione NFC (Near Field Communication). L’assenza di dischi fissi nelle periferiche, inoltre, garantisce la sicurezza informatica e i rischi di intrusione da parte di hacker. Infine, per impedire fughe di dati, le macchine laser di fascia alta sono tutte dotate delle funzionalità di sicurezza dei protocolli criptografici TLS/SSL e di filtraggio degli indirizzi IP.
Inoltre, con la tecnologia Pull Printing i documenti da stampare vanno in una coda virtuale sicura e sono stampati solo quando l’utente è pronto al ritiro ed in prossimità del dispositivo. Il Pull Printing assicura che gli utenti si autentichino sulla stampante e dimostrino di disporre di autorizzazioni adeguate, eliminando il rischio di documenti abbandonati e migliorando la sicurezza.

Il servizio dedicato alle PMI e le “tre formule” di Pagine+

Brother ha anche creato un’offerta MPS dedicata al mondo delle PMI: Pagine+. Pagine+ fornisce un servizio di consulenza al cliente nella gestione documentale e nel processo di ottimizzazione dei processi di stampa che comprende il calcolo del Total Cost of Ownership (TCO) in termini di costo per pagina prodotta; la valutazione degli obiettivi dell’azienda; il supporto nella scelta del miglior hardware di stampa; e la presentazione dei risultati ottenuti.
Pagine+ è accessibile in tre diverse formule, che si allineano alle richieste e alle caratteristiche peculiari di ciascun ambiente di lavoro: “canone periodico”, “a consumo”; e “a consumabile”. In tutte e tre le formule rientrano l’installazione e l’assistenza tecnica. Nel caso del canone si prevede anche la fornitura di consumabili e un numero di pagine stabilito in base ai carichi medi mensili dell’azienda. Le stampe che eccedono questa quota vengono fatturate a parte e pagate in modalità posticipata. Nella formula a consumo, che include la fornitura di consumabili come in quella a canone periodico, si ha però una fatturazione variabile in funzione dell’effettivo numero di pagine prodotte. L’ultima opzione, a consumabile, prevede invece il pagamento di un canone comprensivo anche della fornitura di un numero predeterminato di cartucce. L’eccedenza viene fatturata a parte su base periodica.