L'ufficio cambia volto per rispettare il distanziamento sociale
Niente più sale riunioni affollate, assembramenti di fronte alla macchinetta del caffè o alla stampante. Addio a scrivanie condivise e posti a sedere gomito a gomito. Qualunque cosa accada nei prossimi mesi, compreso l’arrivo del tanto agognato vaccino, la pandemia da Covid 19 avrà un impatto duraturo sul modo in cui lavoriamo e su come funzionano i nostri luoghi di lavoro.
Questo non solo perché la paura del contagio, al di là del contenimento dell’epidemia, sembra destinata a restare a lungo.
Ma anche perché, come è stato dimostrato da alcuni studi, le malattie si diffondono più rapidamente negli uffici con spazi aperti, dove le persone sono più vicine l'una all’altra.
Come è necessario ri-pensare agli spazi comuni?
Difficile identificare un modello ideale. Le aziende, dicono gli esperti, potrebbero adottare una combinazione di soluzioni a breve termine, volte a rafforzare la fiducia dei lavoratori per un ritorno in sicurezza alle scrivanie, e soluzioni a lungo termine con un restyling degli spazi comuni.
Quello che appare certo, ad oggi, è che nell'ufficio post-Covid, le parole d’ordine saranno sicurezza e distanziamento sociale.
Ecco alcune delle soluzioni che si prospettano all’orizzonte per i lavoratori e che, in molti casi, sono già diventate realtà.
Riduzione del personale in ufficio
Il cambiamento più grande è già avvenuto e si chiama smart working. Prima del Covid, in Italia, secondo l'Istat, lavorava da casa appena lo 0,8% del totale degli occupati. A conti fatti meno di 200 mila teste.
La pandemia ha cambiato le carte in tavola. Le stime dell'Istituto indicano per l'anno in corso il ricorso al lavoro da remoto per oltre 4 milioni i lavoratori, ovvero 3 milioni in più rispetto al 2019 e che potrebbero arrivare fino a 8,2 milioni.
Una svolta epocale, dunque, per le modalità di lavoro alle quali fino ad oggi siamo stati abituati, che rompe definitivamente l’equazione sedie occupate uguale gente che lavora. E che apre nuovi scenari per il futuro.
Una recente indagine condotta di Aidp (Associazione italiana dei direttori del personale) ha infatti reso noto che oltre il 68% del campione delle aziende intervistate ha dichiarato che prolungherà le attività di smart working anche nella fase di ritorno ad una “nuova normalità”.
Distanziamento sociale: il ruolo del design
Tra i numerosi cambiamenti che il coronavirus ha introdotto nelle nostre vite, c’è senza dubbio il modo in cui si stanno modificando gli spazi comuni e, in particolare, i luoghi di lavoro.
Chi è tornato in ufficio ha già sperimentato alcune differenze. In molte aziende, le scrivanie sono state distanziate e, dove è stato possibile, sono stati montati dei divisori di plexiglass per separare le postazioni.
In futuro sono possibili cambiamenti più radicali, come l’utilizzo di pareti scorrevoli o pannelli in grado di rimodulare gli spazi. Ma anche la sostituzione delle porte tradizionali con la maniglia a favore di porte automatiche in modo da ridurre eventuali contagi. E ancora: niente tavoli grandi unici, sì invece ai percorsi differenziati di entrata e di uscita.
Il design, che fino ad oggi ha assolto prevalentemente al bisogno di vivere meglio, dovrà ora garantire prima di tutto la sicurezza.
Uffici “contactless”
Se l’ufficio ha già in parte cambiato volto, il futuro sarà sempre più digitale e “contactless” (ufficio senza contatti”), ovvero sempre meno attività richiederanno l’utilizzo diretto delle nostre mani.
In un futuro non tanto lontano potremmo non avere più la necessità di premere i pulsanti comuni: dall’ascensore alla macchinetta del caffè, si potrà gestire tutto tramite un’app dello smartphone.
Le sale conferenza potrebbero essere attrezzate con tecnologie ad attivazione vocale per controllare l'illuminazione, le apparecchiature audio e video. Passare dalle porte o tirare lo sciacquone potrebbe richiedere un semplice gesto, mentre il self-service delle mense diventerà un ricordo del passato, sostituito da un sistema sempre più automatizzato.
Balanced deployment
In un ufficio ripensato per evitare il contagio, la sicurezza e il distanziamento sociale passano anche attraverso il riposizionamento delle stampanti. Pensiamo, per esempio, alle code per ritirare i propri documenti. O ai percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe. Senza contare il rischio di entrare in contatto con il virus, condividendo oggetti posti in spazi comuni, come il touchscreen delle stampanti.
Per evitare tutto questo, Brother, leader nel settore della stampa gestita, suggerisce il Balanced Deployment, ovvero un approccio che ripensa in modo strategico gli spazi di lavoro all’interno degli uffici nel nome dell'efficienza e della sicurezza.
In che cosa consiste? Brother sostituisce le grandi stampanti A3 con più stampanti A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. A differenza di una stampante A3, una stampante A4 può essere posizionata su un mobiletto accanto alla scrivania o anche stand alone limitando gli spostamenti all'interno dell'azienda. L’aggiunta di uno scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa.
Tutto questo si traduce in meno contatti tra colleghi, nessuna possibilità di assembramenti, rispetto delle norme sul distanziamento ed eliminazione delle code.
Inoltre, l'autenticazione tramite card NFC permette di ritirare i documenti senza toccare il touchscreen della stampante se questa è utilizzata da più persone: la stampa viene attivata solo quando l’utente appoggia la card sul pannello del dispositivo.
Questa funzionalità, oltre a garantire un più alto livello di igiene, assicura il rispetto del regolamento GDPR sulla protezione dei dati personali.
Grazie al sistema software di ultima generazione Secure Print+, di cui le stampanti A4 di Brother sono dotate, il processo di stampa inizia solo quando il dipendente autorizzato è davanti al dispositivo e si è identificato. In questo modo, nessun altro può ritirare i documenti stampati proteggendo i dati sensibili.
Ecco i prodotti e le soluzioni citate in questo articolo:
