Come gestire la stampa da più postazioni in maniera efficiente?

La gestione della stampa da più postazioni può rappresentare una sfida anche per le aziende più evolute. Poiché gli elementi da considerare sono molteplici, ad esempio il tipo di hardware e software impiegati e le persone che utilizzano tali strumenti, è fondamentale avere e seguire una strategia dettagliata ed efficace.

Al fine di offrirti il servizio migliore, ti riportiamo alcune considerazioni importanti per l'implementazione dei servizi di stampa gestita (MPS).

1. Definisci in anticipo i requisiti chiave

Sappiamo che non è possibile avere tutte le risposte ma che è sicuramente utile dettagliare il maggior numero di esigenze, in modo che il tuo fornitore possa rispondere con una soluzione completa che soddisfi i tuoi requisiti specifici. Alcune considerazioni potrebbero ad esempio includere il software con cui il tuo sistema interagisce o i flussi di lavoro aziendali più significativi. Compilando a monte un elenco concreto dei requisiti di servizio, delle tappe fondamentali dell'implementazione e dei requisiti di reportistica, puoi evitare di incorrere in problematiche di stampa in momenti successivi.

2. Trova la giusta misura

Sebbene sia possibile garantire la stessa tipologia di servizio in più sedi, è improbabile che ogni ufficio abbia le stesse dimensioni. Un dispositivo di stampa inadatto può essere sorprendentemente dannoso per la produttività, quindi è utile capire esattamente quali spazi occuperanno i dispositivi. In tal modo è possibile soddisfare le esigenze specifiche di ciascun ufficio, fornendo al contempo il controllo e le economie di scala richieste a livello centrale. In Brother, offriamo un servizio di consulenza ed effettuiamo valutazioni per la stampa da più postazioni e dispositivi, al fine di garantire che i dispositivi siano collocati nel modo più efficiente possibile.

3. Fai un’analisi

Un servizio di stampa gestita dovrebbe aumentare l’efficienza nel maggior numero possibile di sedi, specialmente in termini di tempo e stampe prodotte dagli utenti. Un buon fornitore assicurerà che fin dalla fase di valutazione vengano specificati tutti i requisiti di stampa necessari, in modo da non avere sorprese successivamente. Un dispositivo multifunzione con molte opzioni di gestione documentale potrebbe confondere e disturbare gli utenti nella scelta dei requisiti essenziali di stampa e di formazione. Attraverso l'analisi e i test degli utenti, è possibile introdurre soluzioni ad hoc per risparmiare sui costi e per soddisfare le esigenze di ciascuna divisione aziendale. L'approccio su misura di Brother nel fornire soluzioni di stampa gestita ti assicura le prestazioni di cui hai bisogno, senza pagare per funzioni inutili o investire tempo in attività di formazione non necessaria.

4. Segnala e riconfigura

Approfitta del software per la stampa gestita per ottenere una visibilità completa sull'utilizzo dei dispositivi in tutte le tue sedi. In questo modo, puoi tenere traccia dei tempi di attività e dei costi, assicurandoti che tutto funzioni senza intoppi. L’enorme beneficio della stampa gestita è l’impatto sui consumi. Più si impara ad utilizzare la reportistica, più si ottimizza il servizio, sia in termini di prestazioni che di riduzione dei costi. Il software per la stampa gestita può anche darti un migliore controllo sul parco installato. La funzionalità di stampa gestita consente inoltre di impostare e regolare le autorizzazioni e gli accessi, come ad esempio la stampa a colori solo in alcuni periodi dell'anno. Il tutto dalla propria sede centrale.

5. Mantieni sicura ciascuna postazione

La gestione e il trasferimento di documenti personali e riservati possono comportare problemi di sicurezza e privacy. Grazie al servizio di stampa gestita, che prevede la digitalizzazione dei documenti direttamente in cartelle di rete protette, è possibile garantire la riservatezza su tutta la linea. Questo significa anche eliminare il costo e il rischio di pubblicare o inviare e-mail di documenti sensibili tra le postazioni. Per ottimizzare questo processo, Brother ti offre inoltre la possibilità di creare dei tasti funzione personalizzati e accessibili direttamente dal touchscreen della macchina.

Un altro beneficio è rappresentato dalla soluzione di stampa Secure Function Lock, che ti dà la possibilità di limitare determinate funzioni a dispositivi specifici e contrastare così le minacce alla sicurezza informatica. Tale funzione può essere utilizzata in combinata con il pull printing, che rilascia documenti solo dopo aver utilizzato una card NFC abilitata o un PIN specifico dell'utente. Oltre a ridurre gli sprechi, il pull printing permette di tracciare l'utilizzo del dispositivo e di reportizzare la stampa di ciascuna pagina in ogni postazione.

Lavora con il partner giusto

Il servizio di stampa gestita è vantaggioso per l'intera organizzazione, ma una corretta preparazione è la chiave per un'implementazione di successo. È quindi importante avere al tuo fianco il partner giusto, un partner professionale che è in grado di comprendere a fondo le esigenze della tua attività e che ti fornirà una soluzione unica e personalizzata. Questo partner dovrà inoltre supportarti per aiutarti a ottimizzare le tue attività di stampa e il tuo servizio. In Brother, iniziamo questo processo con una consulenza strutturata con uno dei nostri specialisti in questo campo, proprio per partire con il piede giusto.

Brother offre soluzioni tecnologiche per aziende di tutte le dimensioni e in un'ampia gamma di settori. Il nostro approccio, in tre fasi, di valutazione, transizione e ottimizzazione dei servizi di stampa gestita offre maggiore efficienza e produttività per le aziende con più sedi. A questo si aggiunge un'impareggiabile dedizione al servizio e al supporto del cliente.

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