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balanced deployment e decentralizzazione per ripartire in azienda

È tempo di ripresa. Sei pronto a far ripartire il tuo business?

Stampanti e distanziamento sociale: la soluzione di Brother per tornare in azienda

Negli ultimi mesi abbiamo assistito ad un cambiamento radicale del nostro modo di vivere e di lavorare. La maggior parte di noi ha infatti adottato per la prima volta la modalità di lavoro in smart working, che rappresenta un nuovo approccio al modo di lavorare e di collaborare all'interno delle aziende. Grazie all'ausilio di strumenti tecnologici adeguati, lo smart working ha permesso a moltissimi professionisti di essere produttivi, connessi e digitali. Strumenti che non si limitano però ai soli computer: anche le stampanti infatti sono in cima alla lista. In un qualsiasi ciclo di vita aziendale il mantenimento di un archivio documentale è sempre stato uno dei processi vitali per le attività di business e amministrative, e anche da remoto le stampanti rappresentano il complemento indispensabile per tutti i professionisti operativi da casa e per cui i processi di stampa mantengono una valenza chiave.

 

Ora che l’allentamento delle restrizioni lo permette, però, è tempo di ripresa e, per molti lavoratori, questo significa rientrare in ufficio dopo diverso tempo. Per ripartire a pieno regime è però necessario modificare la cultura organizzativa a cui siamo stati abituati fino a pochi mesi fa. La vita in ufficio sarà infatti composta da nuove abitudini, procedure e accorgimenti pensati per tutelare la salute degli impiegati, minimizzando la probabilità di altri contagi. In questa fase il mondo del document management gioca un ruolo importante, perché vanno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il “social distancing” senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali.

Una di queste strategie è rappresentata dal balanced deployment, che consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all'interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe, e soprattutto si evitano le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa.

 

A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all'interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati. Le stampanti in formato A4 proposte da Brother per far fronte alle nuove esigenze di stampa mettono insieme velocità, economicità e sicurezza. Quest’ultima è garantita da soluzioni software come Secure Print+, che permette di stampare documenti riservati con elevata sicurezza e che, grazie all'autenticazione da PIN o card NFC, risolve anche il problema dei documenti lasciati incustoditi. Il controllo e il monitoraggio centralizzato delle unità dà anche la possibilità di minimizzare i fermi macchina, gli interventi sul posto e di aumentare la produttività degli uffici. Un aiuto concreto per ripartire in azienda.

 

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