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Digitalizzazione dei processi aziendali grazie alla stampa gestita

Digitalizzazione dei processi aziendali: la stampa gestita è la risposta alle richieste di produttività, sicurezza e sostenibilità delle imprese

La digitalizzazione è il motore di una rivoluzione in atto, in cui sono coinvolti diversi attori: dalle istituzioni, alle imprese ai singoli individui. E tra le innovazioni apportate dalla trasformazione digitale c’è anche quella che riguarda la gestione dei flussi documentali delle organizzazioni, chiamate a riformulare i tradizionali cicli cartacei all’interno di nuovi processi. Proprio la razionalizzazione del processo di stampa è uno degli obiettivi perseguiti da Brother tramite i servizi di stampa gestita, con cui supporta grandi società e PMI nel percorso verso il nuovo paradigma digitale.

Digitalizzazione, a che punto siamo in Italia e in Europa

Questa evoluzione trova una sua collocazione anche tra le pagine “virtuali” dell’Agenda Digitale, documento strategico-programmatico con cui ogni Paese europeo si impegna a incentivare l’innovazione digitale. In Italia gli obiettivi sono riassunti nella Strategia Italia 2025, che identifica tre sfide, collegate anche agli Obiettivi di sviluppo sostenibile (SDGs) delle Nazioni unite: una società digitale (appunto); un obiettivo innovazione; e uno sviluppo sostenibile e inclusivo.

La digitalizzazione dei processi e delle strutture si inserisce quindi in un percorso più ampio e si configura come un traguardo ambizioso anche alla luce della posizione di partenza per il nostro Paese, ancora nelle “retrovie”. In base alla classifica 2020 del Digital Economy and Society Index (DESI), infatti, l’Italia risulta in 25^ posizione su 28 Stati membri dell’UE, davanti soltanto a Romania, Grecia e Bulgaria, con un risultato di 9 punti inferiore alla media europea (43,6 vs 52,6). 

Digitalizzazione, la rivoluzione del lavoro

Imprese e individui sono perciò chiamati a dare il loro contributo alla trasformazione e, in questo contesto, si afferma anche un fenomeno già in atto: la “migrazione” del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud. È un processo che non elimina la produzione cartacea, anzi, apporta nuovi spunti per il suo efficientamento e per una gestione dei supporti in linea con le necessità di produttività, sicurezza dei dati e controllo delle procedure e dei costi. 

Secondo i dati del Politecnico di Milano, il mercato cloud in Italia è cresciuto del 20% nel triennio 2018/2020. Parallelamente si è affermata l’esigenza di servizi di gestione documentale in linea con le nuove richieste imposte dalla digitalizzazione. I servizi di stampa gestita (Managed Print Services – MPS) forniti da Brother sono la soluzione per acquisire il pieno controllo del flusso documentale in ambito lavorativo, garantendo la possibilità di automatizzare il lavoro, aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità. 

Inefficienze nei flussi di stampa

Analizzare l’ambiente di stampa è il primo passo per l’individuazione delle inefficienze e delle aree su cui occorre agire in prima battuta. L’eliminazione dei gap nella produzione contribuisce, infatti, alla creazione di una nuova “cultura della stampa” ed è un’operazione capace di generare risparmi al di sopra del 25%, con punte fino al 40%.

Tra le principali inefficienze si evidenzia un parco macchine inadatto alla realtà aziendale (in quanto inferiore o superiore alle reali necessità) o non in linea con le richieste di privacy, sicurezza e di distanziamento sociale imposte di recente dalla pandemia di Covid-19. A questo si sommano un’inadeguata gestione delle scorte, la difficoltà nella scelta sulla stampa a colori e, più in generale, un utilizzo carente della funzionalità di stampa fronte-retro. L’inefficienza legata ai flussi di stampa si riflette anche su altre aree aziendali, come il reparto IT: alcuni analisti hanno calcolato che in molte organizzazioni il 50% delle chiamate all’help desk riguarda criticità legate alle stampanti.

Le parole d’ordine della stampa gestita: produttività, sicurezza e sostenibilità 

I servizi di stampa gestita sono la risposta alle lacune generate da un ambiente di stampa inefficiente e si armonizzano con la ormai determinante presenza del cloud nelle organizzazioni aziendali. Obiettivo di un’azienda funzionale, è quindi operare in un ecosistema lavorativo in grado di garantire produttività, sicurezza e sostenibilità dei costi e ambientale. 
In primo luogo, i servizi MPS accelerano la produttività aziendale grazie all’ottimizzazione dei processi legati ai flussi documentali. I software di print management semplificano le operazioni di stampa e consentono di monitorare le attività di printing lanciate da tutti gli endpoint, inclusi quelli mobili come smartphone e tablet. A questo si aggiunge la prevenzione dei fermi macchina grazie a un monitoraggio costante dei dispositivi e all’aggiornamento dei software. 

La sicurezza delle informazioni, sia in formato digitale sia in quello cartaceo, è alla base del corretto funzionamento di tutta la macchina aziendale. Brother assicura il controllo delle stampe in uscita mediante la soluzione integrata Secure Function Lock, che permette di assegnare a ogni utente funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso l’autenticazione con l’utilizzo di schede di identificazione NFC (Near Field Communication) o Pin. Non solo: la sicurezza a fronte di eventuali violazioni informatiche è garantita dall’assenza di dischi fissi nelle periferiche (in questo modo si evita l’hackeraggio dei documenti memorizzati negli hard disk); mentre, per impedire fughe di dati, le macchine laser di fascia alta sono tutte dotate delle funzionalità di sicurezza dei protocolli criptografici TLS/SSL e di filtraggio degli indirizzi IP. 

Il software di secure management SecurePro, infine, consente di migliorare e limitare l’impatto ambientale grazie alla gestione degli accessi e al monitoraggio dell’infrastruttura di stampa. Tra le soluzioni più sostenibili, si configura il Pull Printing, che crea una “coda virtuale” dei documenti inviati alla stampa, garantendo il controllo da remoto e il ritiro soltanto all’utente in grado di autenticarsi “fisicamente”. Nell’offerta MPS di Brother sono incluse anche stampanti a tecnologia ibrida, caratterizzate da un processo di stampa a freddo dai consumi energetici di soli 130W (normalmente i sistemi laser richiedono 920W), e la tecnologia Deep sleep, che si auto-attiva in modalità di riposo. Gli ultimi modelli HL vantano, infine, una riduzione fino al 90% delle emissioni di CO2 rispetto a prodotti concorrenti.

Pagine+ il servizio di stampa gestita indirizzato alle PMI

Brother ha anche creato un’offerta MPS dedicata al mondo delle PMI. Il servizio di stampa gestita Pagine+ fornisce, infatti, un servizio di consulenza al cliente nella gestione documentale e nel processo di ottimizzazione dei processi di stampa. La consulenza comprende il calcolo del Total Cost of Ownership (TCO) in termini di costo per pagina prodotta; la valutazione degli obiettivi dell’azienda; il supporto nella scelta del miglior hardware di stampa; e la presentazione dei risultati ottenuti.

Pagine+ mette a disposizione i dispositivi di output (dalle stampanti ai dispositivi multifunzione laser e inkjet monocromatici e a colori), l’installazione, la fornitura di consumabili e l’assistenza tecnica, oltre a un certo numero di pagine stabilito in funzione degli effettivi carichi medi mensili, consentendo di fatturare a parte le stampe eccedenti, e pagare semestralmente solo ciò che effettivamente si produce. 

 

Ecco i prodotti e le soluzioni mostrati in questo articolo:

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