Donna in ufficio vicino alle stampanti Brother. Accanto due colleghi seduti parlano

I servizi di stampa gestita abbattono i rischi legati alla sicurezza

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Brother Italia
Esperto in soluzioni di stampa, servizi e document management per aziende, uffici e casa

Nell’era digitale, una grossa fetta delle informazioni aziendali continua a passare attraverso la stampa di documenti. Che si tratti di dépliant, contratti, fatture, documenti di trasporto, bilanci, progetti o presentazioni, l’output di stampa continua a rivestire un valore operativo e strategico cruciale nei flussi di lavoro. Non a caso, secondo l’IDC il 50% dei documenti di business oggi è ancora in formato cartaceo.

Eppure, quando si tratta di organizzare i processi di stampa sono ancora numerose le aziende che ignorano l’impatto economico che deriva da un cattivo uso delle attività di stampa: l’utilizzo errato dei dispositivi di stampa, talvolta favorito da errori e distrazioni da parte dei dipendenti, può generare costi enormi e non sempre identificabili.

Senza contare che un approccio inadeguato può minacciare la sicurezza delle informazioni aziendali. Non tutti sanno che anche le ultime generazioni di stampanti, disponendo di diverse opzioni di connettività come Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth e USB sono una facile porta d’accesso per attacchi hacker.

Questi problemi si amplificano, nelle medie e grandi realtà aziendali, quando diversi utenti condividono lo stesso dispositivo di stampa: in questa situazione possono insorgere molteplici problematiche relative alla sicurezza ma anche alla riservatezza dei dati con il conseguente rischio che i documenti riservati finiscano in mani sbagliate.

Di fronte a queste sfide, affidarsi ad un partner di servizi di stampa gestita è fondamentale per valutare il livello di sicurezza all'interno dell’azienda e per gestire le operazioni di stampa in modo più efficiente.

Brother: il tuo alleato per la sicurezza

Consapevole di tutti i rischi legati alla sicurezza, i dispositivi Brother sono stati ottimizzati con un software di ultima generazione in grado di offrire una gestione documentale e di stampa ancora più performante.
Si tratta di Kofax ControlSuite. soluzione di print management, che combina alla funzione di gestione dell’attività di stampa quella della sicurezza, di automazione delle attività di raccolta ed elaborazione.

In particolare, Kofax ControlSuite permette:

l’utilizzo di un unico driver di stampa compatibile con tutte le apparecchiature oggetto della fornitura;
la massimizzazione della sicurezza grazie alla funzionalità di Secure Printing: quando un utente invia dei documenti in stampa, i lavori rimarranno in “pending” sul server e verranno rilasciati presso la periferica solamente dopo che l’utente si sia autenticato con un appropriato metodo identificativo;
l'ottimizzazione dei carichi di lavoro sulle multifunzioni;
il monitoraggio costante di qualsiasi tipo di consumo derivato dall’utilizzo delle periferiche;
l’invio dei lavori da dispositivi mobile;
il controllo di tutti i lavori di stampa per verificare la presenza di contenuti soggetti a restrizioni (ad esempio documenti confidenziali) con notifica via e-mail in caso di violazioni;
agli ospiti di inviare e stampare lavori via e-mail senza essere collegati alla rete del cliente;
la possibilità di rilasciare i lavori senza essere collegati alla rete del cliente mediante app native degli smartphone e code di rilascio basate sul web.

A corredo della soluzione di Kofax ControlSuite, viene attivato un servizio per il controllo dell’intero parco apparecchiature oggetto della fornitura che permette di accelerare la risoluzione dei problemi, di ottimizzare il controllo dei dispositivi e di automatizzare le operazioni tradizionali (ad esempio richiesta di toner, di assistenza tecnica, ecc.), riducendo in questo modo il carico delle risorse informatiche.

Ma questa è solo una delle soluzioni messe a disposizione da Brother all’interno dei suoi servizi di stampa gestita. Con il servizio di print management sarà possibile usufruire di dispositivi moderni in grado di fornire funzionalità di sicurezza avanzate, come Secure Print+, una soluzione di stampa che consente di agire in piena compliance con il GDPR.

Con Secure Print+ , utilizzando un PIN o una card NFC i dipendenti potranno stampare i documenti con la massima sicurezza garantendo il controllo da remoto e il ritiro soltanto quando l’utente è in grado di autenticarsi sul dispositivo.

Per scoprire in che modo Brother può aiutarti a proteggere il tuo business, contatta uno dei nostri esperti o scopri tutti i vantaggi del servizio di stampa gestita Brother.