Barcode Utility - Archiviazione automatica

Foglio inserito nell'ADF del multifunzione laser professionale Brother DCPL6600DW per essere scannerizzato

La scelta ideale per chi deve gestire documenti e archivi

Migliorare l'acquisizione, l'indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali è fondamentale per efficientare il workflow all'interno di un ufficio o di un'azienda. Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali è la chiave di ogni azienda di successo.
I servizi di scansione e archiviazione Brother offrono la migliore soluzione per la gestione dei documenti e degli archivi elettronici, con soluzioni personalizzate e di semplice utilizzo.
Barcode Utility è la soluzione ideale per ottimizzare grandi volumi di scansione e per chi cerca una soluzione software semplice e facilmente integrabile nel flusso di lavoro aziendale.

Man sat at desk wearing glasses scanning a document with barcode on a scanner

Archiviare i tuoi documenti non è mai stato così facile e veloce

Scannerizzare un gran numero di documenti uno ad uno, salvarli e nominarli ogni volta può richiedere molto tempo.

Il software Brother Barcode Utility, attraverso la lettura dei codici a barre contenuti nel documento, ti permette di scannerizzare documenti con più velocità e precisione, riducendo gli errori di archiviazione e creando un archivio strutturato, semplice da consultare.

Il software riconosce il codice a barre e automaticamente processa i documenti nel tuo disco locale, all'interno della cartella di destinazione prescelta. Grazie alla tecnologia avanzata di lettura dei codici a barre, i tuoi file scannerizzati sono salvati dove vuoi tu: lo scanner legge il codice a barre di ciascun documento e salva ogni documento nella cartella specifica sul tuo disco locale. Tutto questo viene processato direttamente dal tuo scanner Brother, grazie ad un aggiornamento di software scaricabile dal sito Brother Solutions Center per i prodotti compatibili. Senza bisogno di utilizzare un PC, la tua gestione documentale sarà più facile e più accurata.

3 motivi per scegliere Barcode Utility per la tua archiviazione digitale

Più facile e veloce

Ottimizza e velocizza il processo di archiviazione digitale dei tuoi documenti grazie alla scansione tramite tecnologia barcode. Bastano pochi secondi per avere un archivio strutturato: Barcode Utility raggruppa i tuoi documenti in cartelle di destinazione e li rinomina automaticamente in base alle informazioni che legge nel codice a barre.

Più sicurezza

Archiviare manualmente documenti importanti in un ambiente condiviso può causare errori o perdite di informazioni chiave. Barcode Utility offre una chiara, semplice e strutturata archiviazione digitale dei documenti: le informazioni sono lette automaticamente dal barcode e i file sono salvati nella cartella prescelta.

Riduci gli errori

Quando i dati sono caricati manualmente, si possono commettere facilmente errori. Invece, grazie all'automatizzazione dei processi di archiviazione e utilizzando i barcode nei tuoi documenti, le copie digitali sono salvate automaticamente con il nome corretto e nella corretta cartella di destinazione: così i tuoi documenti saranno sempre facili da trovare.

Scarica il software Barcode Utility: clicca sul modello e vai alla sezione 'Download'

FAQ su Barcode Utility

Una volta che è stata configurata, Barcode Utility avvia un servizio in background che ti permette di velocizzare e semplificare il processo di lavoro tramite la lettura di documenti scannerizzati che contengono codici a barre (barcode). Barcode Utility automaticamente:

1. Raggruppa le singole pagine scannerizzate all'interno di file basandosi sul codice a barre inserito in ciascuna pagina o sul conteggio del numero di pagina.

2. Rinomina i file scannerizzati basandosi sui codici a barre inseriti all'interno delle pagine.

3. Indirizza ogni file alle relativa cartella di destinazione basandosi sul codice a barre all'interno delle pagine.

Barcode Utility può riconoscere fino a 13 delle simbologie barcode 1D e 2D più usate: CODE 39, ITF, CODABAR, CODE 93, CODE 128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN-13, GS1 DATABAR, QR CODE, DATAMATRIX, PDF417

I documenti possono essere salvati come PDF, PDF/A-1b o TIFF

Barcode Utility richiede una versione custom degli scanner Brother ADS-2400N, ADS-2800W, ADS-3000N o ADS-3600W.

Le versioni standard non supportano questa funzionalità.

Sono compatibili inoltre le stampanti multifunzione laser professionali Brother L6000.

Le hot folder sono cartelle di monitoraggio dedicate a specifiche modalità di elaborazione di documenti che definiscono un insieme di funzioni di smistamento e impostazioni automatiche di file come profilo di lavoro. La scannerizzazione o inserimento di un documento in una hot folder attiva l'esecuzione dei profili di lavoro associati e i documenti sono salvati automaticamente nella corretta destinazione.

Quando una hot folder (cartella di destinazione) è stata assegnata, deve essere selezionata una delle tre seguenti modalità di processazione:

1. Utilizza tutti i profili di lavoro abilitati - Tutti i profili di lavoro associati a una hot folder saranno predisposti per tutti i file presenti all'interno della hot folder.

2. Utilizza i profili di lavori abilitati che filtrano in base al nome al nome del file - I profili di lavoro associati con il nome del file in fase di input nella hot folder saranno applicati ai file in entrata

3. Utilizza profili di lavoro abilitati che filtrano in base ai metada - I profili applicati al file in entrata saranno filtrati in base ai metadata descritti nel file XML

I profili di lavoro contengono le informazioni per la separazione del documento, le proprietà di output e la destinazione in uscita. L'efficiente interazione tra queste funzioni è necessaria per configurare il flusso di lavoro.

A un file in uscita o una cartella di destinazione può essere assegnato un nome predefinito dall'utente e può anche essere applicata una regola macro per nominare i file. Dalla combinazione del percorso statico con le diverse regole di assegnazione dei nomi, possono essere create delle sottocartelle come percorso statico per la cartella di destinazione.

Client OS - Windows 7®, Windows 8.1®, Windows® 10

Server OS - Windows Server® 2008 R2, Windows Server® 2012, Windows Server® 2012 R2, Windows Server® 2016

Per creare i tuoi barcode o QR code, affidati alle stampanti per etichette Brother gamma QL800 o le stampanti industriali per etichette Brother TD.

Scopri la gamma QL800

Scopri la gamma TD