Acquisto o stampa gestita? Le cose da considerare prima di scegliere la tua nuova stampante aziendale

Quando una piccola impresa ha bisogno di una nuova stampante, spesso si trova a dover agire in fretta.
Che si tratti di sostituire un dispositivo guasto o di aggiungerne uno per far fronte a una nuova esigenza, il tempo è poco e la scelta ricade rapidamente su un modello disponibile online o in negozio, purché rientri nel budget. Ma questa decisione, presa in fretta, può rivelarsi poco efficace nel lungo periodo. Prima di procedere con un acquisto impulsivo, vale la pena valutare un’alternativa più vantaggiosa: un servizio di stampa gestita.

In questo articolo, approfondiremo tutti gli aspetti da considerare prima di investire in una nuova stampante. Alla fine, avrai tutte le informazioni necessarie per rispondere alla domanda: è meglio acquistare una stampante o affidarsi ad un servizio di stampa gestita? 

L'acquisto di una stampante potrebbe sembrare un'operazione semplice e veloce, ma in realtà comporta un impegno a lungo termine che potrebbe comportare costi aggiuntivi e problemi durante tutto il suo ciclo di vita. 
Materiali di consumo, compatibilità con la rete aziendale, supporto tecnico: sono tutti elementi che incidono su costi e operatività nel tempo. Quel che inizialmente sembra un acquisto rapido ed economico, può rivelarsi un imprevisto carico di complicazioni.

Quindi, qual è l'alternativa? Un servizio di stampa gestita (MPS). Questa soluzione viene definita da IDC come un "modello a consumo per un singolo dispositivo o un gruppo di dispositivi, basato su un modello di utilizzo preconfigurato". Il servizio può includere qualsiasi combinazione di hardware di stampa, numero di pagine mensili, materiali di consumo, manutenzione e assistenza tecnica. Nel caso del servizio offerto da Brother, sono comprese anche la valutazione iniziale e l'ottimizzazione continua dell'ambiente di stampa. 

In parole povere, stampa gestita significa: consegna automatica dell'inchiostro e del toner prima che si esauriscano, assistenza tecnica e supporto continuo e zero preoccupazioni. Un pacchetto completo che ti permette di risparmiare tempo, fatica e denaro nel lungo periodo. Ciononostante, la maggior parte delle piccole imprese non dispone di un servizio di stampa gestita, ma molte vorrebbero averlo. Secondo una ricerca condotta da IDC, più della metà delle aziende europee con meno di 500 dipendenti ha optato per contratti di abbonamento, e un numero ancora maggiore preferirebbe un servizio che includa valutazione e ottimizzazione.

#1: Rifornimento con toner e inchiostro corretti

Immagina: è una giornata intensa in ufficio e hai un elenco di cose da fare che si allunga sempre di più, a cominciare dalla stampa di un documento urgente. Ed ecco che la stampante esaurisce l'inchiostro o il toner. Se hai acquistato la stampante in modo tradizionale, non hai altra scelta che correre al negozio più vicino di forniture per ufficio per acquistare del nuovo toner, ma poi scopri che è la cartuccia sbagliata per il tuo dispositivo. Nel frattempo, l'elenco delle cose da fare si allunga ancora di più. 

Questo scenario spiega perché il 60% delle aziende con 1 - 9 dipendenti dichiara di preferire un servizio in abbonamento (IDC). I motivi? Consegna automatica dei consumabili, zero errori. Si tratta di un problema che riguarda anche gli utenti domestici: 
 " il 48% dei possessori di stampanti dichiara che spesso o occasionalmente acquista l'inchiostro o il toner sbagliato per il proprio dispositivo." [2023 Brother Consumer Print Survey, Savanta].

In un contesto aziendale, le perdite di tempo dovute ad acquisti errati si accumulano, così come i costi. Con un servizio di stampa gestita, invece, l'inchiostro e il toner vengono inviati automaticamente in base all'uso della stampante, in modo da non dover perdere tempo in commissioni di acquisto o ritornare con la cartuccia sbagliata. Inoltre, questo servizio contribuisce ad aumentare le credenziali di sostenibilità. Utilizzare cartucce appropriate o non acquistarne in quantità eccessive significa ridurre gli sprechi. Inoltre, con Brother, puoi restituire gratuitamente le tue cartucce usate e ci occuperemo noi del riciclo o della rigenerazione. Così facendo, avrai una cosa in meno di cui preoccuparti e potrai dedicarti agli aspetti più importanti della gestione della tua azienda. 

In che modo un servizio di stampa gestita semplifica il rifornimento? 
Grazie alla consegna automatica dei consumabili giusti per il tuo dispositivo. Quando le scorte scendono al di sotto di un determinato livello, la stampante inoltra subito l'ordine, in modo da essere sempre operativa. 

#2: I costi nascosti dell'acquisto di stampanti 

L'acquisto di toner o inchiostri sbagliati può generare costi stampa imprevisti, ma anche la spesa eccessiva per i materiali di consumo può essere un problema. Molte aziende effettuano ordini regolari e ricorrenti di materiali di consumo per avere la certezza di essere sempre pronte a stampare, ma con il passare del tempo, possono ritrovarsi a spendere più del necessario per le cartucce. Inoltre, in caso di guasto, le spese possono aumentare ulteriormente. Se si considerano anche le spese per le riparazioni ad hoc, i costi nascosti iniziano a lievitare. 

Con un servizio di stampa gestita, puoi bloccare il prezzo, spesso scontato, dei materiali di consumo acquistati da un fornitore di fiducia, in modo da non dover perdere tempo a cercare la cartuccia giusta al prezzo più basso. 

Con Brother MPS non ci sono mai brutte sorprese. Potrai monitorare costantemente l'uso della stampante e noi ti invieremo i materiali di consumo prima che si esauriscano, evitando così il rischio di ordini inutili. Inoltre, le riparazioni e la manutenzione sono incluse: la stampante è coperta da garanzia per tutta la durata del contratto. La facilità di accesso a questo tipo di assistenza prolunga la vita utile del dispositivo, per cui puoi pensare a una stampante MPS come all'ultima stampante nuova di cui avrai bisogno. 

In che modo MPS ti aiuta a risparmiare?

• Fino al 30-40% di risparmio sui costi
• Manutenzione inclusa
• Risparmi tempo concentrandoti sulla tua attività, non sulla stampante. 

Da questo punto di vista, i servizi di stampa gestita sono molto più efficienti in termini di manutenzione e gestione. Se hai bisogno di apportare modifiche al tuo servizio, puoi semplicemente accedere al tuo portale clienti dedicato e aggiornare i dati in pochi minuti.

#3: Assistenza per i problemi tecnici 

I tempi di inattività sono una delle principali minacce per la produttività: il 72% dei Decision Maker IT concorda sul fatto che l'IT è responsabile dell'efficienza aziendale nel suo complesso*. Pertanto, se un'azienda basa la propria attività sulla documentazione, il guasto di una stampante comporta l'interruzione del lavoro. 

Con il normale acquisto di una stampante, dovrai probabilmente cercare di risolvere il problema da solo, facendo qualche confusa ricerca online o cercando di trovare un esperto. Tutto ciò richiede tempo e non puoi permetterti di attendere che il problema venga risolto. Ma con Brother MPS, non potrebbe essere più facile ottenere l'assistenza del tuo fornitore di servizi quando ne hai bisogno. Puoi essere certo che all'altro capo del filo ci sarà un esperto di Brother pronto ad aiutarti: il 98% dei problemi viene risolto al telefono. Questo livello di assistenza è uno dei motivi principali per cui il 97% dei clienti MPS è ancora con Brother dopo 5 anni. 
 
In che modo un servizio di stampa gestita semplifica l'assistenza tecnica? 

 Una garanzia a vita e un'assistenza "At your side" imbattile sono tutti inclusi nel costo mensile

In che modo un servizio di stampa gestita semplifica la gestione economica della stampante?

Includendo la manutenzione, l'assistenza e i materiali di consumo in un costo mensile chiaro. 

#4: Gestione della stampante da remoto  

Molte aziende operano da remoto o con una configurazione ibrida, il che può rendere la gestione della stampa molto più complicata. Potresti scoprire di dover gestire l'hardware in più sedi diverse e monitorare l'utilizzo aggiuntivo che ne deriva, operazioni che richiedono molto tempo e impegno se acquisti le stampanti singolarmente. Spesso ci si ritrova a gestire numerosi dispositivi, ma con una conoscenza limitata della loro efficienza o del loro costo, il che può complicare le cose. 

Un servizio come MPS agevola la gestione di tutte le stampanti di cui hai bisogno, grazie al portale clienti che ti consente di monitorare le statistiche principali di ognuna. 

MPS tiene traccia di:

• Prestazioni del dispositivo
• Utilizzo del dispositivo
• Stato del dispositivo (per evitare i tempi di inattività)

In che modo un servizio di stampa gestita semplifica la gestione della stampante da remoto?
Monitorandone le prestazioni e l'utilizzo. Rende tutto accessibile in pochi click, ovunque ti trovi.

#5: Scalabilità

Anche se ora stai utilizzando una sola stampante, non è detto che sarà sempre così. Molte piccole imprese hanno grandi ambizioni di crescita, quindi potrebbe arrivare il momento in cui avranno bisogno di più stampanti in varie sedi. Il servizio di stampa gestita di Brother si adatta alla tua attività, ampliandosi progressivamente per fornire i materiali di consumo, i dispositivi e l'assistenza tecnica di cui la tua azienda ha bisogno man mano che si espande. Le funzioni e gli strumenti gratuiti consentono, inoltre, di esportare facilmente le impostazioni da un dispositivo a tutti gli altri dispositivi coperti dal servizio di stampa gestita. Dal momento che tutte le stampanti sono incluse nello stesso servizio, non potrebbe essere più facile espandersi in altre sedi di stampa. 

 
In che modo un servizio di stampa gestita semplifica la crescita?
Offrendo una gamma flessibile di dispositivi e servizi, sempre adattabili all’evoluzione della tua azienda.

#6: Facilità di iscrizione 

Se sei interessato a un servizio di stampa gestita, ma temi che il processo di iscrizione sia troppo lungo e complicato, sappi che non è così. Una volta preso contatto con un nostro esperto, l'effettivo processo di iscrizione è semplice e veloce, e i termini del contratto sono molto chiari. Inoltre, hai la possibilità di scegliere tra un piano fisso con un numero prestabilito di pagine o l'opzione di pagare in base a quanto stampi realmente. Si tratta di un investimento in semplicità che, sebbene richieda un po' più di tempo all'inizio, offre preziosi vantaggi nel lungo periodo. 

Quanto è semplice iscriversi a un servizio di stampa gestita? 
Bastano solo pochi minuti per accedere a un servizio che fa davvero la differenza nel lungo periodo. 

La fornitura automatica dei materiali di consumo, l'efficienza in termini di costi, la gestione da remoto, un'assistenza tecnica affidabile e la facilità di iscrizione sono tutti fattori che contribuiscono a rendere la stampa più semplice. Inoltre, scegliendo il servizio MPS di Brother, ricevi stampanti di livello professionale dotate della tecnologia più avanzata, perfettamente adatte al tuo business.

Quindi, prima di acquistare la tua prossima stampante, prendi in considerazione un servizio di stampa gestita. 
Se desideri saperne di più sui vantaggi del servizio e su cosa include, visita la pagina dedicata ai servizi MPS.

* Indagine ITDM Brother, condotta da Savanta